PAC Conseil

Cinq question à se poser avant de démarrer un projet de changement

Si vous envisagez de lancer un projet de changement dans votre entreprise vous vous demandez probablement par où commencer
A ce stade vous ne pourrez pas garantir le succès in fine de votre projet, mais comme l’a dit Benjamin Franklin:

“En échouant à vous préparer vous vous préparez à échouer”

Voici cinq questions essentielles que vous devriez vous poser avant de vous lancer

Question #1 – Qu’est-ce qui doit changer?

Objectif
Cette question vise à mettre le doigt sur le véritable problème que vous essayez de résoudre et à identifier ses solutions potentielles.
Définir une vision cible simple et claire, alignée sur la stratégie globale de votre entreprise vous aidera à vous focaliser sur le défi le plus important à relever

Risque
Si vous ne définissez pas clairement le périmètre de ce que vous voulez changer, vous prenez le risque de passer à côté de vos objectifs ou bien de gaspiller votre temps, vos ressources et votre énergie sur les mauvaises tâches.

Notre conseil
Demandez-vous ce que le changement doit inclure.
Quels aspects de votre organisation doivent être modifiés et lesquels ne doivent pas l’être (processus, systèmes ou outils, méthodes de travail, culture d’entreprise, etc.)

Question #2 – Pourquoi faut-il changer?

Objectif
La réponse à cette question vous aidera à clarifier l’objectif du changement que vous souhaitez opérer.
C’est l’occasion de lister les bénéfices que vous en attendez: augmenter les revenus, réduire les coûts, gagner en productivité, libérer les talents des employés, augmenter l’engagement des collaborateurs, etc.

Risque
Lorsque vous communiquerez sur le changement, vous devrez être très précis sur les objectifs que vous poursuivez, pourquoi ces objectifs et pourquoi il n’y a pas d’alternatives.
C’est absolument indispensable pour que les personnes impactées vous soutiennent tout au long du voyage.

Notre conseil
Une autre manière de formuler cette question est : « que se passera-t-il si nous ne changeons pas? Le status quo est il une option? »
Vous devez créer un sentiment d’urgence et démontrer que, sans changement, votre entreprise sera confrontée à des difficultés majeures.

Question #3 – Quand changer?

Objectif
Cette question est là pour vous aider à planifier le changement et à vous éviter d’avoir les yeux plus gros que le ventre.
Certains changements importants et urgents peuvent nécessiter une attention immédiate. D’autres changements peuvent être moins importants ou moins urgents et pourraient être réalisés à plus long terme.

Risque
Vos ressources sont limitées et, lorsqu’il s’agit de collaborateurs, elles peuvent être partagées avec d’autres services de l’organisation.
Vouloir en faire trop à la fois pourrait s’avérer préjudiciable à votre projet de changement, au mieux en ralentissant la vitesse de déploiement, au pire en désengageant vos employés.

Notre conseil
Cherchez à créer une organisation conçue pour des changements réguliers et proactifs.
Il est conseillé de garder à l’esprit que les petits changements progressifs sont généralement une manière plus efficace de changer que les changements irréguliers et brutaux.

Question #4 – Qui devrait mener le changement?

Objectif
L’un des facteurs de succès des projets de changement est la préparation et la constitution de l’équipe bien avant la date de démarrage.
Pour ce faire, vous devez savoir qui sera le porteur du projet, qui sera chargé de sa livraison et qui communiquera à son sujet.

Risque
Choisir les bonnes personnes avec les bonnes compétences est essentiel, mais ne suffit pas. Sans une solide équipe d’experts autour d’eux, les leaders ne peuvent réussir.
Dans une organisation traditionnelle, s’en remettre uniquement aux managers pour réaliser le changement ne produirait probablement pas les résultats escomptés.

Notre conseil
Demandez-vous si vous pensez avoir les compétences nécessaires pour gérer le changement.
Si oui, qui sont les experts dans votre organisation et sont-ils disponibles ?
Si ce n’est pas le cas, devez-vous intégrer des personnes possédant les compétences requises de manière temporaire ou permanente ?

Question #5 – Comment organiser le changement ?

Objectif
Comme tout autre projet, les projets de changement nécessitent un minimum de structure et de principes directeurs pour être couronnés de succès.
Vous ne pouvez pas vous permettre que l’improvisation soit la norme. Consacrer un peu de temps aux tâches administratives peut s’avérer plus bénéfique que vous ne le pensez.

Risque
Le risque principal est que l’équipe projet soit perçue comme désorganisée et mal préparée. L’effet sur vos employés peut être désastreux.
Une approche structurée signifie que l’équipe peut se concentrer sur ce qui doit être fait et sait quand et comment impliquer les différentes parties prenantes, rendant l’ensemble du processus plus naturel.

Notre conseil
Considérez votre démarche de changement comme un projet à part entière et essayez de formaliser les éléments suivants (non exhaustifs) à un niveau confortable pour votre organisation : périmètre, budget, calendrier, reporting, prise de décision, processus d’escalade et communication.

Conclusion

Qu’est-ce qui doit changer?
Assurez-vous de comprendre quel est votre véritable problème afin de trouver la meilleure façon de le résoudre

Pourquoi faut-il changer?
Rassemblez suffisamment de données et d’informations pour qu’il ne soit pas possible de remettre en question la nécessité absolue du changement que vous proposez

Quand changer?
Passez en revue votre portefeuille de projets de changement et déterminez ceux à réaliser en priorité en fonction de votre capacité et des priorités de l’entreprise.

Qui devrait mener le changement?
Ne sous-estimez pas les défis inhérents à la dimension humaine de la conduite du changement. Elle requiert des professionnels dévoués, formés et expérimentés

Comment organiser le changement ?
Prenez le temps de réfléchir à la meilleure façon de réaliser le changement. La budgétisation, le cadrage, la prévision et la planification sont quelques-unes des bonnes pratiques que vous devriez envisager

 

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